المبحث الثاني: العوامل المؤثرة على أداء رجل البيع
يحاول من خلال هذا المبحث التعرف على العوامل المؤثرة في أداء رجال البيع، مع إدراك الدور الذي يلعبه كل عامل في تحسين أداء رجل البيع لمهامه الموكلة إليه، ومن خلال التمييز بين هذه العوامل يمكن تحديد العوامل التي لا يمكن التحكم فيها، وعادة ما تكون عوامل لا تتعلق بإدارة المؤسسة، وأيضا يمكن تحديد العوامل التي يمكن التحكم فيها، وهي عوامل متعلقة بإدارة القوى البيعية التابعة للمؤسسة، وهذا التحكم يساعد المؤسسة في توجيه مسار ومستقبل أداء القوى البيعية العاملة لديها، عن طريق توجيه هذه العوامل والمؤثرات في الاتجاه الذي يخدم مصلحة المؤسسة.
المطلب الأول: تقييم أداء رجل البيع وأساليب تحسينه:
يعرف الأداء على أنه القيام بأعباء الوظيفة من مسؤوليات وواجبات وفقا للمعدل المخطط أداؤه،و في كثير من الحالات يوصف الأداء بأنه النتائج التي يحققها الموظف، ومن هذا يتبين أن النتائج قد تختلف من موظف إلى آخر، وسبب اختلافها وجود عوامل ومتغيرات مختلفة قد أفرزتها، وذلك يعني وجود نتائج حقيقية تختلف عن نتائج كانت متوقعة.
1- عناصر الأداء:
هناك من العناصر التي يسهل السيطرة عليها بينما يخرج البعض الآخر عن السيطرة وتبرز أهمية ثلاثة من هذه العناصر على وجه الخصوص:
أ - الموظف: ما يمتلكه الموظف من معرفة ومهارات واهتمامات وقيم واتجاهات ودوافع.
ب - الوظيفة: أي متطلبات وتحديات هذه الوظيفة وما تقدمه هذه الوظيفة من فرص عمل ممتع فيه تحدى وطموح.
ج- الموقف: ما تحتوي عليه البيئة التنظيمية حيث تؤدي الوظيفة وهي تتضمن مناخ العمل والإشراف وأنظمة إدارية وهياكل تنظيمية.
من هذه العناصر الثلاثة يجب على المؤسسة أن نأخذها بعين الاعتبار، وتبحث عن الطرق والأساليب المناسبة لتحسينها، لأن التغيير في إحداها قد يؤدي إلى التغيير المفاجئ في الأداء والنتائج، وفي كثير من الحالات وبطريقة آلية يلاحظ أن العجز في الأداء يرجع بنسبة كبيرة إلى خطأ في الموظف نفسه.
2- تقييم الأداء: يقصد بتقييم الأداء قياس مقدار الإنجاز للمهام التي تتكون منها الوظيفة، ويبين الأداء مستوى الجودة التي يحققها الفرد لإتمام متطلبات الوظيفة، ويحصل التباس في بعض الأحيان بين الأداء والجهد إلى الطاقة المبذولة في العمل، بينما يقاس الأداء على أساس النتائج.
يستخدم تقييم الأداء لمعرفة ماذا يجري داخل البرنامج، وهنا يتم التركيز على مدخلات ومخرجات البرنامج، مثل ما قدمته الإدارة لرجال البيع وما قدموه رجال البيع للعملاء، والمقصود بالمخرجات العائد من البرنامج المقدم.
أولا- أهمية تقييم الأداء: يمكن لنضر إلى تقييم الأداء من خلال ما يساهمه في مجالات كثيرة.
- إجراء تستخدمه الإدارة المسؤولية لأن الأدوات الإحصائية المستخدمة في تقييم أداء مند وبي البيع تلعب دورا أساسيا في تحسين مستوى أداء النشاط البيعي.
- التقييم الجيد والهادف يساعد ذلك في إدارة وتطوير النشاطات البيعية الأخرى مثل الترويج ووسائله
- التقييم الفعال والموضوعي يساعد في تحديد مجالات الضعف في الجهود لمند وبي البيع فمن خلال النتائج التقييم يمكن لمدير المبيعات أن يكشف مدى حاجة الأفراد للتدريب في المستقبل.
- يساهم التقييم الجيد في رفع الروح المعنوية لمند وبي البيع خاصة إذا كان ذلك مختوم في النهاية بمكافئة.
ثانيا- وسائل تقييم الأداء: بالنسبة لتقييم أعمال رجال البيع فإنها عملية تعد ضرورية نظرا لأهمية الوظيفة التي يزاولونها، حيث أن التقييم يتم بمقارنة الأهداف ومستويات الأداء الموضوعة بالنتائج المحققة وذلك بوسائل عدة منها:
- تحديد مستويات الأداء وذلك من خلال حصص المبيعات، نسبة تكاليف البيع إلى حجم المبيعات، متوسط حجم الطلب.
- تسجيل الأداء الفعلي للمهام وذلك بواسطة الملاحظة الشخصية، أو التقارير الدورية لرجال البيع، أو تحليل بعض النسب منها على سبيل المثال: رقم الأعمال المحقق / عدد الزيارات أو الطلبيات المنفذة.
- تقييم جهود رجال البيع بصفة دورية بواسطة جدول يدعى جدول القيادة الشهري و السنوي، وعن طريق الاجتماعات التي يعقدها مدير المبيعات مع رجال البيع، وذلك بإدخال عوامل زيادة عن العوامل الكمية التي يكون قد حققها رجل البيع، والتي قد تسجلها إدارة المبيعات من حصيلة جداول القيادة الشهرية.
يتضمن تقييم الأداء البيعي لرجال البيع تطوير معايير القياس ومقارنة الأداء الفعلي مع المعايير الموضوعة، وكشف الانحرافات،ومن ثم القيام بإجراء التصحيحات اللازمة، ثم رفع تقرير إلى المستويات الإدارية العليا لاتخاذ الإجراءات المناسبة لتفادي أي خلل مستقبلا.
ثالثا- معايير تقييم الأداء: هي معايير مهمة وشائعة الاستخدام تشمل: المعيار الاقتصادي، الكفاءة، الفاعلية، وهناك معايير أخرى منها: الإنتاجية، المنفعة، التكاليف، والاستجابة…الخ.
المشاكل المتعلقة بتقييم الأداء كثيرة ومنها:
- مشاكل متعلقة بأسلوب العمل والطريقة مثل رؤية التقييم كعملية تتم مرة واحدة في السنة.
- مشاكل متعلقة بالأداء مثل التصميم السيئ للأداء.
- مشاكل متعلقة بالمقيم مثل العرف، طبيعة المهام المكلفة.
خامسا- أسس تقييم الأداء: اختيار الأساس للتقييم يعتبر مفتاح النجاح في تنفيذ برنامج تقييم مند وبي البيع، لأن الدقة في اختيار الأساس السليم يساعد الإدارة على تحليل الجهود البيعية تحليلا منطقيا، ومن بين هذه الأسس:
- الأسس الكمية: تستخدم في تقييم المدخلات (الجهود) والمخرجات (النتائج الفعلية)، فالمخرجات يمكن معرفتها مثل رقم المبيعات الفعلي وهامش الربح الإجمالي من خلال الحسابات الختامية للمؤسسة، أما المدخلات فيتم تحديدها من خلال الجهود التي يمكن معرفتها من الزيارات الميدانية، المصاريف التي أنفقها رجال البيع والنشاطات غير البيعية، مردودات ومسموحات المبيعات، ويمكن للمؤسسة أن تترجم هذه المدخلات والمخرجات إلى أرقام، فيستخدم الكمبيوتر في تحديد العلاقات بينها للوصول إلى أفضل تقييم لجهود رجال البيع على ضوء النتائج التي تحققت من هذه الجهود.
ومن بين الطرق الحديثة في التقييم المقياس التقديري أو البياني، التقارير الكتابية قوائم المراجعة، الأحداث الحرجة، الاختيار الإجباري، المقارنة والترتيب والتوزيع الإجباري.
- الأسس النوعية: الأسس الكمية هي أكثر موضوعية وقدرة على قياس الأداء، إلا أنه يمكن استخدام الأسس النوعية فهذا العنصر مرتبط بشخصية رجل البيع وسلوكه وكيفية تعامله مع الزبائن، فمن بين هذه الأسس:
- الجهود البيعية لمند وبي البيع مثل إدارة الوقت البيعي، طريقة ونوعية العرض.
- المعرفة والإدراك أي منتجات المنافسين العملاء السلعة.
- العلاقات مع العملاء الحاليين والمتوقعين.
- المظهر الشخصي والصحة البد نية
- الشخصية والاتجاهات أي التعاون مع الآخرين، تحمل المسؤولية، القدرة على التحليل.
3- أساليب مقترحة لتحسين الأداء:
أ- الأسلوب الأول: يمكن وضع خطط لتحسين الأداء وذلك باستخدام مفاهيم وأسئلة متعلقة بالأسباب التي تجعل الأداء ليس في المستوى، و باستخدام الأفكار المتعلقة بالبحث عن مصادر القوة، هذا الأسلوب يبنى على الثقة والاحترام بين المشرف والموظف ويستخدم هذا الأسلوب كاستراتيجية أساسية للتعاون وحل المشكلات، لأن التعامل بين الناس لا تحكمه الضمانات بل تحكمه الاحتمالات، وهذا الأسلوب ليس كافيا لتحسين الأداء بالطبع، لكنه في حالات معينة يصلح لتجنب فقدان الموظف للوظيفة، وفقدان المؤسسة للموظف.
ب- الأسلوب الثاني: البدل للأسلوب السابق هو مدى قدرة المشرف على إقناع موظفيه بمزايا أهداف وإجراءات العمل التي وضعها، وهذا الأسلوب يوفر قدرا أكبر من الالتزام بالأداء الجيد، أما البديل لهذا الأسلوب فهو إتاحة الفرصة للعاملين في المؤسسة بالمشاركة في وضع الأهداف والإجراءات، ويمكن هذا الأسلوب من خلق مزايا بذل الجهد الخلاق والالتزام نتيجة الشعور بالانتماء.
ج- الأسلوب الثالث: إن نظرية وممارسة المؤسسة التقليدية تبنى على أساس نموذج: الأداء-التصرف-التصميم، وفي هذا النموذج يتحدد الأداء على أساس تصرف المؤسسة الذي يتحدد بدوره بناء على تصميم المؤسسة وتصرفات مسيريها، لكن بشكل عام يعتمد تحسين الأداء على اتجاه التصميم بالشكل التالي: التصميم-التصرف-الأداء، ويفترض هذا النموذج أن الأفراد الموجودين لديهم القدرة على العمل ولكنهم فقط في حاجة إلى التوجيه السليم ، وهذا ما ينطبق على القوى البيعية في المؤسسة الاقتصادية، أي أنها تحتاج إلى حسن الإدارة من أجل تحسين الأداء.
المطلب الثاني: العوامل غير الإدارية والمؤثرة على أداء رجل البيع:
توجد عدة عوامل تؤثر في أداء رجل البيع ليست متعلقة بإدارة المؤسسة ،منها ما هو متعلق بشخصية رجل البيع، ومنها ما يتعلق بنوعية الزبائن، ومنها ما يخص البيئة والمحيط الذي يعمل فيه.
أ- العوامل الشخصية المؤثرة على أداء رجل البيع: هي تلك الصفات التي يتركب منها الفرد، وقد أوضحت بعض الدراسات السابقة الاختلافات بين كفاءة رجال البيع، بالنظر إلى اختلاف الصفات
الشخصية لديهم، والتي تتمثل في:
- المكونات الجسمية أو الشكل العام للجسم مثل الطول، الوزن، والملامح الرئيسية للوجه، الجاذبية.
- المكونات الذهنية والعقلية والنفسية مثل الذكاء، الإدراك، والثقة بالنفس والآخرين، الرغبة في التقدم، حب المغامرة، والطموح، ويعتمد سلوك الفرد عليها أكثر من المكونات الجسمية.
الجدول رقم ( ): علاقة الصفات الشخصية بمستوى الدافعية والمهارات
صفات رجال البيع مستوى المهارة مستوى الدافعية
المميزات الجسمانية - القدرة الجسمانية
- الصوت
- الجنس
- العمر +
+
+
+
التكوين والخبرة والاستعداد -الوسط العائلي
- تكوين
-المستوى
-طبيعته
-خبرة العمل البيعي
-نمط الحياة
-الوضعية المالية -الوضعية العائلية - نشاط/فائدة
+
+
+
+
+
+
+
+
صفات ذهنية - الذكاء
- المعقد
- الموهبة +
+
+
المصدر: R.Darmon: indentification Des Caractéristique Des Vendeurs, Reuve Intenasional De Gestion, Alger, 1995, P43.
بالنسبة للصفات الجسدية فإنها مهمة لوظيفة رجل البيع، كون أن هذه الوظيفة تتطلب القدرة على تحمل التعب والمصاعب الناجمة عن الانتقال من مكان لآخر، أما بالنسبة للصفات العقلية والذهنية فأهميتها تظهر عند اختيار العميل المناسب والتي تتلاءم طريقة تفكيره مع طريقة تفكير رجل البيع، فتعامل رجل البيع مع عميل له صفات شخصية تشبه صفاته يعطيه رغبة ودافعية لتحقيق نتائج أحسن.
ب- تأثير نوعية العملاء على أداء رجل البيع: أداء رجل البيع يتأثر بنوعية العملاء الذين يتعامل معهم، سواء من ناحية الصفات الشخصية، أو من ناحية نوعية الخدمات التي يطلبها كل نوع من العملاء، فكل رجل بيع له مهام خاصة به، فمثلا رجل البيع التقني تختلف مهامه عن رجل البيع التجاري، وبطبيعة الحال رجل البيع التقني يحقق نتائج إيجابية بالنسبة للعملاء الصناعيين وتعامله معهم يكون سهلا لأن ذلك من اختصاصه، فإذا أرادت المؤسسة بناء علاقات طويلة الأجل مع عملائها، فإنه يتطلب من رجل البيع أن يكون على دراية تامة بحاجة العملاء.
ج- تأثير متغيرات البيئية التسويقية على أداء رجل البيع: يتعرض رجل البيع خاصة خارج المؤسسة لمجموعة من العوامل الخاصة بالبيئة التسويقية الخارجية والتي تؤثر في أدائه لمهامه، فهو يتعرض تقريبا لمشاكل يومية في الميدان، و هذه المتغيرات عديدة ومتنوعة منها على وجه الخصوص:
أولا- المنافسة :كلما زادت المنافسة كلما تطلب من رجل البيع أن يبذل مجهودا أكبر في سبيل الاحتفاظ بنصيب من حجم المعاملات في السوق، لذلك يجب الأخذ بعين الاعتبار المنافسة حين تقييم مجهودات وأداء رجل البيع.
ثانيا- الظروف الاقتصادية: إذا كانت الظروف الاقتصادية غير مواتية، مثل أن تتحول بعض الصناعات من منطقة رجل البيع إلى مناطق أخرى، أو حدث تدهور في القوة الشرائية، فإن ذلك يصعب من مهمة رجل البيع في الوصول إلى الزيادة في حجم المبيعات.
ثالثا- منافذ التوزيع: إذا كانت مواقع منافذ التوزيع جيدة، وإذا كان تجار التجزئة والجملة في المنطقة التي يتواجد فيها رجل البيع على درجة مناسبة من الخبرة والمقدرة، فإن ذلك يزيد من احتمالات البيع في المنطقة.
رابعا- الطلب على السلعة: إذا كان الطلب على السلعة قويا فإنه من المتوقع أن يصل رجل البيع إلى مستويات عالية من الأداء، وعندما يكون على رجل البيع تقديم سلعة جديدة فإنه يجب الأخذ
بعين الاعتبار الصعوبات التي سيقابلها حتى يستطيع خلق طلب بكميات مناسبة على السلعة.
خامسا- الظروف الطبيعية في المنطقة البيعية: إذا كانت الظروف الجوية وحالة وسائل المواصلات في المنطقة البيعية معتدلة وجيدة، فإن ذلك سيزيد من مستوى أدائه والعكس صحيح، بالإظافة إلى شساعة رقعة المنطقة البيعية، حيث سيكون الوقت الذي سينفقه في الانتقال داخل المنطقة البيعية كبير، فيما كان بإمكانه تخصيصه في مقابلات فعلية مع العملاء.
إلى جانب هذه العوامل توجد عوامل أخرى متنوعة تؤثر على أداء رجل البيع ومنها:
- الكفاءة و الفاعلية، فعدم الكفاءة والفاعلية تعني بذل المجهود الكبير ولكن النتيجة ضعيفة، فمثلا أن يقوم رجل البيع بزيارة عدد من العملاء فهذه تسمى كفاءة، لكن إذا لم تتحقق أي أهداف لتلك الزيارة فهذه عدم فاعلية.
- مقدار التكنولوجيا المستخدمة في أداء العمل.
-مدى المعرفة بمتطلبات الوظيفة التي يؤديها رجل البيع والمعرفة العامة لطبيعة النشاط.
- المهارة وتتوقف على القدرة على الاستيعاب، السرعة، وابتكار أفكار جديدة...الخ.
كل العوامل التي ذكرت لها تأثيرات متفاوتة، فعلى مدير المبيعات أن يتعرف على العوامل الأكثر ايجابية، والعوامل الأكثر سلبية في التأثير على الأداء، وذلك لتدعيم الأولى ومعالجة الثانية.
المطلب الثاني: أثر إدارة القوى البيعية على أداء رجال البيع:
إن الهدف من التعامل مع هذا المطلب هو العمل على تحسين أداء رجل البيع، والذي يعتبر عنصر مهم في نجاح العملية البيعية وتحسين الخدمة المقدمة للعملاء، وذلك من خلال الإدارة الفعالة للقوى البشرية العاملة في مجال البيع، وذلك بما تشتمل عليه مختلف عناصر الإدارة من اختيار، توظيف، تحفيز ،مراقبة وتقييم.
توجد عدة تعريفات للإدارة منها:" الإدارة نسق للعمل مع الآخرين، لتحقيق أهداف المؤسسة في بيئة متغيرة، وجوهر هذا النسق هو الاستخدام الأمثل للموارد المحدودة بفعالية وفاعلية".
العنصر البشري هو:"وسيلة وأسلوب تفعيل عناصر الإنتاج الأخرى، بالإضافة إلى كونه عنصر الإنتاج الأكثر أهمية"
فالمؤسسة يجب أن تركز اهتمامها على العنصر البشري، وأن تهتم بالإدارة الخاصة به، ألا وهي إدارة الموارد البشرية، فإدارة الموارد البشرية "هي تلك الإدارة التي تعتني بالعنصر البشري، الذي يعمل في المؤسسة منذ لحظة دخوله إليها إلى لحظة مغادرته لها بشكل نهائي، وذلك بما يناسب أهداف المؤسسة وأساليب العمل فيه".
إن إدارة المبيعات جزء لا يتجزأ من إدارة الموارد البشرية، فهي تعتني أساسا ببيع سلع أو خدمات المؤسسة، وذلك من خلال الاتصالات الشخصية لرجال البيع، وتمثل موازنة المبيعات جزءا من موازنة التسويق بالمؤسسات, كما تصل إلى 50% في بعض المؤسسات الأمريكية، فدور إدارة المبيعات في وظيفة البيع الشخصي ضمن مزيج الأنشطة الترويجية الأخرى دور مهم، يتمثل هذا الدور في تخطيط وتنفيذ ومراقبة برامج المبيعات بالإضافة إلى استقطاب واختبار وتعيين وتدريب ومكافأة وتحفيز وتقييم رجال البيع.
هناك مجموعة من الوظائف والمهام التي تمثل المجالات الرئيسية لإدارة المبيعات، وهذه الوظائف تشمل جانبين أساسيين وهما :الجانب الأول مرتبط بإدارة النشاط البيعي أما الجانب الثاني مرتبط بإدارة القوى البيعية. وهذا المطلب يركز عل الجانب الثاني، ألا وهو إدارة القوى البيعية.
1- مفهوم إدارة القوى البيعية و أهدافها:
أ- تعريف إدارة القوى البيعية:"ما يسمى بقوى البيع أو شبكة البيع أو فريق البيع المؤسسة، ما هو إلا مجموعة أفرادها التجاريين الموظفين للقيام بالاتصالات الفردية مع المشترين الحاليين أو المحتملين"
إدارة القوة البيعية تعني توظيف، تحفيز، مراقبة وتقييم رجال البيع لدى المؤسسة،فعملية التوظيف والاختيار تنفذ بعناية تامة قصد التقليل من الكلفة المرتفعة للمورد البشري الملائم، أما برامج التكوين فتكيف رجال البيع الجدد مع الجو العام للمؤسسة التي تضفي عليه صبغة أكثر عائلية، وكذا تكييفه مع منتجاتها، أسواقها، وتقنيات البيع المعتمدة لديها، والمراقبة والتحفيز الفعال يضمنان للمؤسسة التخفيض من المعيقات الملازمة لعمل رجل البيع، أما التقييم الدائم لعناصر قوة البيع فهو يمكن من تحسين القدرات وبلورتها في الصورة المثلى والتي تخدم مصلحة المؤسسة.
ب- تصميم أهداف القوى البيعية: تضع بعض المؤسسات أهدافا و أنشطة للقوى البيعية بشكل مميز جدا, حيث تنصح بعض المؤسسات مندوبي البيع بقضاء 80% من أوقاتهم مع العملاء الحاليين,و 20% مع العملاء المرتقبين، وفي حالة أخرى 80% من أوقاتهم للمنتجات الحالية, و15 %للمنتجات الجديدة.
2- أبعاد إدارة القوى البيعية:
للمحافظة على تطوير قوة بيعية فعالة وقادرة على إنجاز أهداف المؤسسة فإنه يستوجب على إدارة المبيعات تأدية مجموعة من الوظائف الإدارية التي تتضمن ما يلي:
- اختيار تنظيم مناسب للقوى البيعية.
- تحديد أو إعادة تحديد القطاعات البيعية.
- إعداد سياسة الاختيار والتدريب المناسبة.
- تحديد نظام لتعويض وتحفيز رجال البيع.
- وضع نظام لمراقبة وتقييم أداء رجال البيع.
أ- اختيار تنظيم مناسب للقوى البيعية: أي تصميم دليل تنظيمي يوضح المسؤوليات، الصلاحيات والواجبات، نقاط الاتصال، الإشراف، واتخاذ القرارات، ويرافق ذلك استخدام عدة أساليب تنظيمية مثل التنظيم على أساس السلعة، التنظيم على أساس المنطقة الجغرافية، التنظيم على أساس العملاء .
أولا- التنظيم على أساس المناطق الجغرافية: هذا التنظيم الأكثر استعمالا، نظرا لأن القطاعات تكون أكثر تحديدا، يتم تقسيم السوق المستهدف إلى عدة مناطق بيعية، ويعهد لكل مندوب بيع منطقة بيعية
معينة, وهذا يدفعه لبذل جهد لتكوين علاقات طيبة بالعملاء, فتنخفض تكلفة الانتقال نسبيا لأن
التحرك في نطاق مساحة معينة، وهذا النوع من التنظيم يكون عادة في المؤسسات الصغيرة نسبيا.
الشكل رقم( ): التنظيم حسب المناطق البيعية.
Yves.Fournes:le Réseaux De Vente,1ére Edition, Dunod,المصدر:
paris,France,1987,P200.
العوامل التي تلعب دورا هاما في تحديد المناطق البيعية متعددة ومنها: إمكانية البيع في السوق، درجة الطلب على المنتج، خدمات ما بعد البيع، نفقات البيع، وسائل النقل و المواصلات التابعة للمؤسسة، والعملاء. وبما أنه في حالات ما يكون عدد البائعين كبيرا، من الأفضل إعادة التقسيم بشكل هرمي، وذلك بإضافة وسطاء مثل أن يكون رئيس وكالة للشمال وآخر للجنوب، وكلاهما مسؤول وله السلطة المباشرة على الباعة في تلك المناطق.
الشكل رقم( ):التنظيم حسب المناطق الجغرافية.
Yves.Fournes, Op-Cit, P201.المصدر:
ثانيا-التنظيم بحسب المنتجات: في هذا التنظيم البائعين يتخصصون حسب مجموعة المنتجات، فمثلا في مؤسسة لإنتاج وبيع المعدات الإلكترونية، فهذه المؤسسة لها ثلاثة تقسيمات للمنتجات وهي:
آلات إلكترونية متوسطة الحجم، آلات إلكترونية كبيرة الحجم، وآلات تنظيف كهر ومنزلية.
إذن يتخصص كل مندوب بيع في بيع منتج محدد أو مجموعة منتجات ذات خصائص أساسية معينة، وبذلك يسهل شرحها للعميل، ويلائم هذا الأسلوب بشكل كبير المؤسسات التي تبيع منتجات متعددة، متباينة ومختلفة وغير مترابطة، وأيضا عندما يكون المشترون أو المستعملون مختلفون.
الشكل رقم( ): التنظيم بحسب المنتجات.
باعة المتوج (أ) باعة المنتوج(ب) باعة المنتوج(ج)
Yves.Fournes, Op-Cit, P201.المصدر:
ثالثا- التنظيم بحسب العملاء:حيث يتخصص مندوب البيع في التعامل مع مجموعة محدودة من العملاء، و فيحسن فهم خصائصها واحتياجاتها, كأن يتعامل مع العملاء الصناعيين، وآخر مع المنظمات الحكومية، وتراعي الإدارة توافق القدرات الشخصية للمندوب مع خصائص العملاء الذي سيعهد إليه التعامل معهم.
رابعا- التنظيم على أساس مركب (مختلط): يمكن لإدارة المبيعات أن تتبع أساسا متنوعا باعتماد الأسس السابقة الذكر مجتمعة بقصد الاستفادة من مميزات كل تلك الأسس وذلك عندما تعدد تقسيمات عملائها و وعملياتها البيعية تكون على مدى مناطق بيعية متعددة.
إن التنظيم الجيد والمناسب الذي تختاره المؤسسة لتنظيم أعمال القوى البيعية لديها يؤثر بالتأكيد على أداء رجال البيع، لأنه يساعد في توزيع المهام والمسؤوليات حسب التخصصات على كل أطراف العملية البيعية، وهذا ما يساعد في تقليل التكاليف وزيادة المبيعات.
ب- اختيار وتوظيف رجال البيع وأثره على الأداء: إن عملية اختيار رجال بيع مناسبين من الأمور المهمة في أية مؤسسة، وهي خطوة تحتاج إلى الكثير من التركيز والجدية لأنها اللبنة الأولى والأساسية في بناء القوة البيعية. وتوجد مجموعة من الأسباب التي تجعل من اختيار رجال البيع عنصرا رئيسيا في تسيير قوى البيع، السبب الأول يرجع إلى اعتبار رجل البيع سفير المؤسسة أمام عملائها، أما
السبب الثاني فيرجع إلى الخصائص الضرورية التي تتطلبها وظيفة البيع (القدرة على الاتصال و التنظيم, وخلق روح المبادرة...الخ )، بالإضافة إلى الخصائص الواجب توافرها في رجل البيع من توازن شخصي، وقدرة على مقاومة أي اضطراب وخيبة أمل من قبل العميل .
أولا- تحليل الوظائف البيعية: هي خطوة ضرورية لمساعدة مدير المبيعات على إدارة الجانب الإنساني إدارة سليمة، ولإلمام الكامل بواجبات ومسؤوليات الوظائف المختلفة, فبذلك يتمكن من تنظيم القوى العاملة التي تعمل معه، فتحليل الوظائف يقصد به فحصها ودراستها دراسة تفصيلية منظمة، حتى يمكن تحديد الواجبات والجزئيات التي تتكون منها بيئة العمل المحيطة بها، وتحديد الأدوات والمعدات المستخدمة لإنجازها، بالإظافة إلى توفر الخصائص والسمات الإنسانية الواجب توافرها في الفرد الذي يستطيع أداءها بنجاح.
لتحليل أعمال رجال البيع فإنها توضع في مجموعات تبعا لنوع العمل ,فيكون مثلا رجال بيع، ورجال خدمة, رجال بيع جوالون, رجال بيع متخصصون، والخطوة التالية لتحديد واجبات كل مجموعة مثلا: واجبات تخصصية, واجبات البيع الفعلي, واجبات خاصة بالخدمات الفنية التي تحتاج إليها بعض السلع, واجبات كتابية...الخ.
ثانيا- تحديد مصادر الحصول على رجال البيع: على ضوء الخصائص المطلوب الحصول عليها وتحليل العمل في الخطوة السابقة يمكن تحديد المصادر التي تلجأ إليها المؤسسة للحصول على أفراد يتقدمون كمترشحين لشغل مراكز البيع ومن هذه المصادر: مكاتب العمل، الطلبة الباحثون في المجالات التسويقية، الإعلان في الجرائد والمؤسسات المنافسة ومصادر أخرى متعددة.
ثالثا- خطوات اختيار رجال البيع: إن عملية الاختيار الجيد لرجال البيع وتعيينهم لتولي المناصب و الوظائف المطلوبة تتمثل بمجموعة من الخطوات المبنية على أسس علمية سليمة، وفيما يلي باختصار هذه الخطوات:
- استخدام جميع المعلومات الواردة في طلب الاستخدام كالاسم،العنوان، تاريخ ومكان الازدياد...الخ.
- جمع المعلومات عن طالب الوظيفة بالاستعلام عنه من جميع النواحي.
- المقابلة الشخصية وهي أهم خطوة لاختيار عمال البيع، فطريقة الكلام والتفكير المظهر عوامل هامة يجب توفرها في رجل البيع.
- الاختبار وذلك للكشف عن المقدرة، والاختبار ليس مقاسا كاملا للمقدرة، وذلك لأن التعرض في بعض الأحيان للعوامل النفسية والبيئية يؤثر في قلة المقدرة.
- الكشف عن مقدرة رجل البيع الجسمانية لمعرفة مدى تحمله لمتاعب هذه الوظيفة.
يتوقف نجاح إدارة المبيعات في جزء كبير منه على حسن اختيار العاملين فيها، لأن توظيف رجال بيع ليسوا في المستوى سيكلف المؤسسة تكاليف باهضة لا تعود بنتائج ايجابية.فاختيار العاملين في البيع وتوظيفهم يقوم أساسا على مستوى الأداء الأحسن ،مما يجعلهم قادرين على تحقيق أهداف المؤسسة.
ب- أثر التدريب على أداء رجال البيع: يعتبر الاستثمار في رأس المال البشري , خاصة في مجال تدريب الأفراد من الأمور الهامة لنجاح المؤسسة، فقد أصبحت المؤسسات اليوم تفرق بين الاستثمار في تنمية مهارات لأفرادها داخليا بمعني صنع المهارات والحصول على هذه المهارات
من السوق الخارجي أي شراء المهارات. و هذا الجزء يتطرق لتنمية مهارات رجال البيع داخليا بمعنى صنع المهارات .
التدريب هو أي نشاط مصمم لتحسين أداء شخص أخر، في مجال محدد، لذلك يجب التفكير بأن التدريب نشاط له عنصر فاعل ألا وهو المدرب، وعدد من العناصر أو عنصر واحد ألا وهو المتدرب.
يعتبر التدريب أحد الأدوات المساعدة في تحسين الكفاءات والمهارات البيعية، بشرط أن يتم تحديد الاحتياجات اللازمة من التدريب، وأن يكون محتوى ومضمون النشاط التدريبي فعال بالشكل الذي يعود بنتائج ايجابية على القوة البيعية.
أولا- مزايا التدريب: تدريب رجال البيع يضيف للمؤسسة بعض المزايا منها:
- زيادة المبيعات وانخفاض تكاليف المبيعات للوحدة الواحدة تبعا لذلك.
- جذب عمال البيع للعمل بالمؤسسة وعدم تركها.
- توحيد جهود البيع.
- تقصير مدة إنتاجية رجل البيع.
- إظهار مقدرة رجال البيع الكامنة وصقلها.
يتوقف منهج التدريب لرجال البيع على عوامل عدة منها : طبيعة السلعة، طبيعة العملاء الذين يتعاملون معهم رجال البيع ومقدرتهم الشرائية، فمثلا البيع للسيدات يقتضي لباقة وأسلوب خاص من جانب البائع بالمقارنة مما يقتضيه البيع للرجال.
ثانيا- تحديد الحاجات التدريبية: يعتبر تحديد الحاجات التدريبية من العناصر الأساسية في تصميم البرنامج التدريبي، لأن هذا التحديد يساعد في جعله ذا معنى للمؤسسة والمتدربين، والحاجة للتدريب تنبع من مجموعة المتغيرات مثل الأنماط السلوكية، التغيرات الاقتصادية،التغيرات في استراتيجيات المنافسة…الخ، وتشير هذه المتغيرات إلى الحاجة إلى التدريب لاكتساب الأساليب والفنون الجديدة التي يجب تعلمها لنجاح العملية البيعية، وبالتالي تحسين مستويات الأداء والإنجاز للمهام.
ولتحديد مقدار الحاجة للتدريب، فإنه من المناسب القيام بتحليل مختلف الصعوبات في الميدان، وعلى ضوء هذه الصعوبات يقوم مديرو المبيعات بتحديد نوعية البرامج التدريبية.
ثالثا- محتوى البرامج التدريبية:من أهم الموضوعات التي تشتمل عليها البرامج التدريبية ما يلي:
- التعريف بمنتجات المؤسسة لأن رجل البيع بحاجة لأن يكون على علم بكل المعلومات التي تخص المنتجات التي يتعامل معها وحتى يستطيع التعامل بكفاءة مع العملاء.
- التعريف بالمؤسسة وتقديم المعلومات التفصيلية عنها لأن رجل البيع يتعامل مباشرة مع العملاء وهو يسهم في تقديم المؤسسة بالصورة اللائقة ودعم سمعتها وشهرتها في السوق.
- التعريف بالأسواق البيعية ومنها معلومات عن العملاء والظروف التي تؤثر على قراراتهم الشرائية وكيفية التعامل مع الاعتراضات وإجراءات الشراء.
-أساليب البيع ومنها كيفية البحث عن العملاء، كيفية الحصول على المعلومات.
- موضوعات أخرى مثل إدارة الوقت ونفقات البيع، توزيع الجهد على المناطق البيعية، مهارات التعامل.
ثالثا- إدارة البرامج التدريبية وتخطيطها: غالبا إدارة المبيعات عند التخطيط للتدريب تطرح بعض التساؤلات منها:أين يتم التدريب؟ من يقوم بالتدريب؟ متى يتم التدريب؟ بالنسبة للسؤال الأول فان المؤسسة تختار بين التدريب في المقر الرئيسي للمؤسسة أو خارج المؤسسة ومعضم المشرفين على التدريب يفضلون التدريب خارج المؤسسة، لأن التدريب في الميدان أحسن من حيث جدواه. أما بالنسبة للسؤال الثاني الخاص بالشخص الذي يقوم بالتدريب، فيجب مراعاة الدقة في اختيار الشخص المناسب. اما بالنسبة للسؤال الثالث الخاص بتحديد وقت التدريب المناسب فهناك من يرى أن تدريب رجال البيع من الأحسن أن يكون بعد مرور فترة من التحاقهم الفعلي بالعمل البيعي وذلك تمهيدا لاكتشاف نواحي الضعف، أما البعض فيرى أن وقت التدريب يجب أن يكون قبل دخول رجال البيع إلى ميدان العمل البيعي، لأنهم يحتاجون لأساليب فنية في البيع.
يمكن تدريب العاملين في مجال البيع في أماكن مختلفة كالمراكز التدريبية المتخصصة، أو في الأقسام التدريبية التابعة للمؤسسة، أو خليط من الأماكن المذكورة، أما بالنسبة لمتى يجب التدريب؟ أي وقت الحاجة للتدريب فإنه يرتبط بعوامل عديدة ومعقدة منها، الشعور بالحاجة التنظيمية لتنمية الموارد البشرية، أما بالنسبة لمحتوى البرنامج التدريبي؟ فهذا يتعلق بحاجة المتدربين والمهارات التي تنقصهم.
رابعا- طرق التدريب: من بين طرق تدريب رجال البيع: الندوات، المحاضرات، المؤتمرات، تمثيل الأدوار وهو أن يقوم أحد المتدربين بتمثيل دور رجل البيع والآخر يمثل دور العميل، وبعدها يفتح النقاش ويتم إبداء الآراء ووجهات النظر، بالإظافة إلى التدريب في الميدان.
خامسا- تقييم فعالية التدريب: هذه الفعالية هي عبارة عن النوعية الاحترافية للتدريب بغض النضر عن نتائجه، ففعالية التدريب تعطي مفتاحا واحدا عن مدى تأثير التدريب.
بالرغم من أن الوسائل المتبعة لقياس اثر برامج التدريب وتحقيقها لأهدافها قد لا تبين حقيقة الاستفادة من التدريب إلا أنه يمكن اعتبارها وسائل مساعدة. ومن الوسائل التي يمكن إتباعها ما يلي:
- التقارير التي يكلف بكتابتها رؤساء الأقسام البيعية عن الأشخاص الذين تلقوا تدريبا.
- المقارنات الإحصائية المختلفة كمقارنة مقدار مبيعات رجل البيع قبل وبعد التدريب مع مراعاة عوامل أخرى يمكن أن تؤثر على حجم المبيعات.
- المشاهدة والملاحظة للأداء نفسه.
- الاختبارات التجريبية والمقابلة الشخصية القائمة على أسس سيكولوجية لدراسة الأثر النفسي الذي أحدثه التدريب.
د- أثر التحفيز والمكافآت على أداء رجال البيع:أظهرت استطلاعات حديثة لمجموعات مختلفة من العاملين النتائج التالية:
- 77% من العاملين يريدون أن يعملوا بجد ويبذلوا قصارى جهدهم في وظائفهم.
- 55% قالوا أن لديهم رغبة داخلية ليذلوا قصارى جهدهم بغض النظر عن العائد المادي.
- 50% قالوا أنهم يعملون بالقدر الذي يجنبهم الطرد من الوظيفة.
- 85% كان باستطاعتهم أن يصبحوا أكثر فاعلية في وظائفهم، وعندما سئلوا لماذا لم يعملوا بجد أكثر؟ قالوا :رؤساؤنا في العمل لا يعرفون كيف يجعلوننا نعمل بجد أكثر , لا يدفعون لنا ما يـحفزنا للعمل بجد أكثر.
يمكن القول أن للحوافز دور كبير في رفع معنويات العاملين وتشجيعهم على العمل أكثر وبجد, خاصة وأن الأجور والمكافئات معروفة بين زملاء العمل، وحتى لو كانت مختلفة قليلا يؤدي ذلك إلى تذمر وعدم رضا بعض العاملين .
أولا- وسائل التحفيز: من بين الوسائل التي يمكن للمؤسسة أن تحفز بها رجال البيع لديها:الأجر الثابت والأجر المتغير، العلاوات، التشريفات، المكافآت، مزايا إضافية، الحوافز المعنوية, العمولة, ويمكن الجمع بين هذه الأنواع.
ثانيا- وسائل التحفيز المعنوية: من عوامل التحفيز المعنوية ما يلي:
- الاحترام: يتألف الاحترام من عناصر متعددة وهو يجعل العاملين يشعرون بأنهم ذوي أهمية بالنسبة للمؤسسة، فمن بين الالتزامات التي تبرهن من خلالها المؤسسة احترامها لعامليها ما يلي:
- يجب أن تطبق قوانين العمل على كل فرد مع رفض كل أشكال التفرقة والتمييز.
- يجب إرساء قواعد التعامل بلطف فمثلا تحية العاملين عند بدء العمل ومجرد قول من فضلك وشكرا ذات مغزى كبير تحدد شعور الناس نحو عملهم .
- يجب الأخذ بعين الاعتبار خصوصيات العاملين واحترام اختلافاتهم .
- يجب احترام إسهامات كل فرد في إحراز الأهداف الموجودة فمهما كانت إسهاماته بسيطة يجب إشعاره أن إسهاماته ذات أهمية كبيرة.
- التقدير: يمكن أن يكون بواسطة إرسال بطاقة بمناسبة معينة، مكافآت مثل مكافأة العامل المثالي.
- المسؤولية: أي يجب الأخذ بعين الاعتبار إلى أي مدى يستطيع العامل حمل مسؤولية العمل الذي يقوم به ومتى يمكن إسناد مسؤوليات إضافية إليه؟
- الترفيه: فالعامل يؤدي عمله بحماس أكثر كلما كان هناك جو من المرح والترفيه يأسر النفس أثناء أداء العمل من حين لآخر .
والتحفيز متعلق بتحسين الأداء مباشرة كما يوضحه الشكل الموالي:
الشكل رقم ( ): تأثير الحوافز على أداء رجل البيع
المصدر:Kotler et Dubois, 10 édition, Op-Cit, P658.
يظهر من الشكل أن إشباع حاجة معينة يظهر الدافعية لإشباع حاجة معينة، مما يجعل رجل البيع يبذل جهودا حتى يحقق الأداء المطلوب منه، وهذا يعني الحصول على مكافآت، مما يؤدي حتما إلى إشباع الحاجة وظهور حاجة أخرى ،ويبقى أداء رجل البيع في تحسن مستمر ضمن هذه الحلقة، وإذا لم يتم الإشباع ،فهذا يعني أن الأداء سيبقى كما هو. وحتى تتم سياسة التحفيز بفعالية لابد من تحديد :
- مهمة القوى البيعة.
- الهيكل الجديد للمؤسسة (الأهداف، الوضعية التنافسية، مجهودات رجال البيع، وتكاليف الجهود).وذلك من أجل تحديد المناطق لضمان تغطية وتنمية مثلى.
- سياسة تحفيز بارزة .
هدف التحفيز هو التأثير على المدى القصير، في حين يؤدي التأثير على الدافعية إلى تحقيق النتائج في المدى الطويل، فالتحفيز عادة يهدف إلى تحسين مستوى أداء رجل البيع، واستحداث مناخ وجو مناسب وجيد للعمل.
هـ- أثر الرقابة على أداء رجل البيع: تعد الرقابة من أهم الوظائف الإدارية، ويدخل التقييم ضمن وظائفها، فالرقابة هي:"المقياس المنظم للنتائج للتأكد أن ما قدم من عمل تم وفقا لما هو مخطط مسبقا"1
المتابعة والمراقبة هي أفضل وسيلة لضمان ارتياح المسؤولين والمد راء، وكذلك تساهم في إظهار الاهتمام المستمر و التدعيم الإيجابي للعاملين على تحسين ادائهم, وفي بعض الأحيان تكون هذه المراقبة و المتابعة رسمية، وفي أحيان أخرى تكون مهيكلة بدرجة أكبر، ولكن ذلك يعتمد على مدى حجم وتعقيد الأمر و العمل الذي يتم مراقبته.2
أ- عناصر نظام الرقابة البيعي: الجدول الموالي يوضح عناصر نظام الرقابة البيعي.
الجدول رقم( ): عناصر نظام الرقابة البيعي.
- المعايير الأهداف البيعية العامة- الأهداف البيعية لكل فترة زمنية ولكل بائع أو منطقة-من العملاء- الأهداف المرتبطة- محتويات المقابلات البيعية بالعملاء الجدد- معدلات استغلال المقابلات البيعية.
- جمع المعلومات - المقابلات البيعية- سجلات المبيعات الفعلية- أهداف المقابلات
- نتائج المقابلات- تواريخ المتابعة- العقبات التي قابلت العملية
-حجم المبيعات الكلية- توزيع المبيعات وفقا للبائع و المنطقة والنفقات.
- تحليل الظروف - تكلفة المبيعات-تكلفة المقابلات- تكلفة البائع- تحليل مضمون
المقابلات وآثارها السالبة والموجبة.
- اتخاذ الإجراءات المصححة . -إعادة توزيع الحصص والمناطق.-زيادة نوع معين من العملاء.
-إعادة التدريب .-النقل .-الترفيه .-إعادة النظر في نظام المكافئات .
المصدر: طلعت أسعد عبد الحميد: دليل مدير المبيعات الفعال، مكتبة عين شمس, الطبعة الأولى، القاهرة، مصر, 1997،ص227.
من بين طرق المراقبة الشخصية، تحليل وثائق رجل البيع، تقرير النشاط، تقرير الزيارة، وثيقة الزبون التي تحتوى على تفاصيل ومعلومات زيارات كل الزبائن، التقرير الأسبوعي، والمراقبة من خلال لوحة القيادة التي تجمع كل المعلومات التي لها صلة مباشرة بنشاط رجل البيع والتي تسمح بمقارنة النتائج مع الأهداف المحققة، وعموما المراقبة ترتبط بتقييم الأداء وقد سبق ذكر معظم المعلومات المتعلقة بذلك في المطلب الأول من هذا المبحث.