الرئيسية
المنشورات
أحدث الصور
التسجيل
دخول
تمــهيد:
عند ظهور المؤسسات الاقتصادية في القرن السابع عشر كانت عملية التسيير
بسيطة، حيث كانت تقتصر على صاحب المؤسسة نظراً لبساطتها وعدم تعقدها و لكن
مع التطورات التي شهدتها المؤسسات خاصة في أوربا و أمريكا بعد الثورة
الصناعية ، كثرت نشاطات المؤسسات وعملياتها وبالتالي تعقد عمليات التسيير
مما عقد عملية الرقابة، ومع عقم الأدوات العامة المستعملة في عمليات
الرقابة أنا ذاك جعل المؤسسة تحاول البحث عن طرق و أساليب جديدة تضمن لها
السير الحسن لعملياتها وتمكنها من تقييم نشاطها و الكشف عن مدى كفاءة
عملياتها و نجاعة عملية التسيير.
فلو عدنا إلى مرحلة ما قبل
العشرينيات من الفرن العشرين لوجدنا أن مراقبة التسيير كانت تقتصر على
الجانب المحاسبي فقط و لكن بعد هذه المرحلة و خاصة بعد أزمة 1929 و بداية
نمو المؤسسات و تطورها تغير مفهوم مراقبة التسيير من مجرد مفهوم محاسبي إلى
مفهوم أشمل آلا و هو كل المعايير و المقاييس والأدوات المحاسبية و غير
المحاسبية التي من شأنها تدعيم عملية التسيير داخل المؤسسة و التي لها قدرة
على تقييم الأداء ليس المالي فقط وإنما كل أنواع الأداء داخل المؤسسة فنجد
أنه تم إدخال لوحة القيادة و كل ألأدوات المحاسبية مثل المحاسبة
التحليلية و كل المؤشرات التي لها دلالة، أيضا نجد الميزانية الاجتماعية
التي تهتم بمراقبة التسيير البشري ، بحوث العمليات ...الخ و التي لم تكن
موجودة من قبل، و هذا إن دل إنما يدل على المكانة التي تحتلها مراقبة
التسيير و ما لها من أثار إيجابية على المؤسسة .
المبحث الأول: ماهية مراقبة التسيير
تحتل مراقبة التسيير في الوقت الراهن مكان هامة داخل المؤسسات
الاقتصادي، نظراً لما تضفيها لرقابة على المؤسسات من خصائص و مميزات خاصة
في ظل الظروف الدولية التي أصبحت تعيشها، وذلك من خلال قدرة هذا النظام
(مراقبة التسيير) على ترشيد و توجيه المؤسسة من خلال كشف الانحرافات ومعرفة
أسبابها واقتراح الحلول الممكنة لذلك، وهذا من خلال عدة أدوات وتقنيات
رياضية وإحصائية ومحاسبية وتكنولوجية…الخ وفي هذا المبحث و من أجل توضيح
معنى مراقبة التسيير سنحاول إبراز أهم العناصر المتعلقة بهذه العملية.
المطلب الأول: مفهوم مراقبة التسيير
أولاً- التطور التاريخي لمراقبة التسيير
1-
مراحل مراقبة التسيير: ظهرت مراقبة التسيير في بداية القرن العشرين في
المؤسسات الأمريكية هذه المؤسسات و مع تطور نشاطها و تعقد عمليتها و ما
سببته الأزمة الاقتصادية العالمية لها أنا ذاك و بسبب عجز الطرق الرقابية
الكلاسيكية المستعملة في إخراج هذه المؤسسات من أزمتها، حاولت إيجاد طرق
وأساليب رقابية جديدة من طرق محاسبية مثل المحاسبية التحليلية و طرق رياضية
أخرى مثل بحوث العمليات ...الخ هذه الطرق التي ابتكرتها هذه المؤسسات كانت
هي بداية ميلاد مراقبة التسيير الحديثة ومن أبرز المؤسسات التي ساهمة في
ذلك نجد شركة " فورد" و "جينيرال موتورز" و شركة "DUPONT" "هذه الشركات
التي أدخلت طرق و أساليب جديدة على نظام مراقبة التسيير من أجل تدعيم
وتنمية الفعالية الاقتصادية وذلك للتحكم في إدارة المؤسسة مهما كبر حجمها
وتعددت وظائفها.
ولقد شهدت مسيرة مراقبة التسيير أربعة مراحل[1]:
1.1
-المرحلة الأولى: في البداية و كمرحلة أولى استعملت مراقبة التسيير
المحاسبة العامة (المالية)، وإعلام المسيرين بالمعلومات اللازمة المتنوعة
المتعلقة بعلاقة المردودية بالنشاط، و المنتجات المحققة و المباعة من طرف
المؤسسة. و هكذا وضعت النقاط الأولى لاستعمال أنظمة النسب ومؤشرات قياس
الأداء الاقتصادي منذ بداية القرن الماضي و شاع نظام النسب و تطور داخل
المؤسسات الكيميائية الأمريكية خاصة مثل مؤسسة "DUPONT" سنة 1907 و هذا
النظام و ضع لأول مرة في علاقة مع حسابات الميزانية وحسابات النتائج من أجل
إبراز مختلف خطوات تكوين المردودية في كل الهوامش التجارية.
2.1-المرحلة
الثانية: تعتبر هذه المرحلة مرحلة بداية اللامركزية في المؤسسة وضعت من
طرف "SLOAM"، "الذي وضع ميكانيزمات التنظيم" وتقسيم هيكل المؤسسة إلى عدة
وظائف داخل المقر المركزي مثل الخزينة المالية، البحث و التطوير، و حاول
فرض نظام استقلالية الأقسام في التسيير و إجراء مقارنة داخلية مع الأقسام
الأخرى من أجل تحديد الموارد الضرورية للاستثمارات الجديدة وتطويرها .
3.1-
المرحلة الثالثة: المرحلة التي تأسس فيها نظام مراقبة التسيير والتي جاءت
بعد الحرب العالمية الثانية في عصر الطرق التقنية للتسيير والتنبؤ التقديري
والتي طبقت في المؤسسات الخاصة، هذه الأخيرة خصت إستراتيجية تخطيط
العمليات والموازنة عن طريق الأقسام التي تعتبر ذات أهمية في المستقبل
بالنسبة للمسيرين، ولكن ذلك في تخطيط عملياتهم وتسيير الميزانية الداخلية
من أجل مطابقة الموارد مع الاهتمامات الخاصة.
4.1-المرحلة الرابعة:
هذه المرحلة التي تعتبر من أهم المراحل التطور مراقبة التسيير ظهرت في
الستينات مع انتشار أسس الإدارة بالأهداف التي أنشأت نمط التنظيم التسلسلي
الذي يعتمد على معالجة الأهداف ومقارنتها بالنتائج الموازية، و الذي استدعى
عن طريق مراقبة التسيير تصميم مراكز المسؤولية وبذلك رسمت مراقبة التسيير
أولى مستويات المسؤوليات التسلسلية.
2- مراقبة التسيير في مدارس التسيير: يمكن عرض رؤية مدارس التسيير لمراقبة التسيير فيما يلي[2]:
1-2.
المدرسة الكلاسيكية: كانت رؤية النظرية الاقتصادية الكلاسيكية في بادئ
الأمر لمفهوم التسيير في المؤسسة على أنه كمية السلع أو الخدمات المنتجة
بدلالة السعر الذي كان يمثل الهدف الأول بالنسبة للمؤسسة الصناعية حيث كان
لزاما عليها أن تنتج كميات ضخمة من السلع المماثلة لتلبية الطلب عليها و
تخفيض تكلفة الوحدة انطلاقا من فكرة اقتصاديات الحجم، ولكن رغم هذا فإنه لم
يغب عن أذهان رواد هذه المدرسة أهمية الرقابة و فيما يلي إسهامات بعض
مفكري هذه المدرسة:
ü "F.W.TAYLOR" أدخل مفهوم التنظيم العلمي للعمل.
ü
"BEDEAUX" قسم الحركات وقام بقياس الوقت اللازم لإتمام كل عملية وهذا
من أجل تقسيم المهام وإلغاء الحركات غير المنتجة لزيادة الإنتاجية.
ü "MAX WEBER" حلل البيروقراطية على أساس أنها تفيد العمال بوضع معايير وقواعد للعمل يجب عليهم احترامها و السير وفقها؛
ü
"H.FAYOL" اشتهر بشعاره 'P.O.C.C.C' (التنبؤ، التنظيم، القيادة،
التنسيق والرقابة) حيث حدد الوظائف الأساسية للتحكم في المؤسسة في وظيفة
المراقبة.
2-2. مدرسة العلاقات الإنسانية: غيرت هذه المدرسة بصفة
جذرية بعض المفاهيم حول اندماج العمال في المؤسسة، إذ بينت العديد من
الدراسات التي أجريت مدى أهمية تحفيز العاملين من خلال العمل على إيجاد
مناخ سليم و مناسب للعلاقات الإنسانية بتوفير المعاملة الحسنة للعمال و
مساعدتهم على حل مشاكلهم وتجنب الاستخدام الإنساني لهم و لجهودهم و توفير
الحرية في التفكير و الرأي و إقامة العلاقات الحسنة بينهم و بين المنظمة و
مالكيها و إدارتها ، بل وحتى إشراكهم في رسم خطط المؤسسة و أهدافها
الإستراتيجية و ذلك لقطع الحجة أمام العمال بعدم واقعية الأهداف و لتحفيزهم
أكثر على زيادة أدائهم.
3-2. نظرية الأنظمة: لقد حاول مفكرو هذه
المدرسة طرح نظرة نظامية و هيكلية للرقابة والتي في نظرهم يمكن أن تظهر
المفهوم الشامل لهذه الوظيفة .
ففي نهاية عقد الستينات تم
إدخال مفهوم النظام عن طريق النظرية العامة للأنظمة، الجديد في هذه النظرية
أنها ترفض الطريقة الكارتزية التقليدية التي تنص على تقسيم المركب إلى
أجزاء بسيطة يمكن فهمها و دراسة دور كل جزء ثم استخلاص دور الجميع و لكن
بالعكس من ذلك اعتمدت هذه النظرية على فكرة "أرسطو" التي مفادها أن الكل
أكبر من مجموع أجزاءه، فالنظام هو مجموعة أهداف مشتركة، أي أن مجموعة هذه
العناصر متناسقة ومتبادلة التأثير بغرض الوصول إلى مجموعة من الأهداف،
فالنظام الكل مكون من أنظمة جزئية مكونة بدورها من جزئيات، التي يجب النظر
إليها عند التحليل ليس بصفة منعزلة ولكن في إطار النظام ككل.
من هنا فإن طريقة الأنظمة تعطي نموذج للمؤسسة يظهرها كمجموعة أو نظام كلي
تام و قادر على التأقلم مع متغيرات المحيط بفضل آلية التغذية العكسية التي
يتميز بها هذا النظام وما ينجر عنها من قرارات تصحيحية وتوجيهية، و في سياق
هذا التحليل يتضح أن دور نظام المراقبة لم يعد دورا ثانويا بل هو عنصر
أساسيا في النظام بما يقدمه من ضمان التوجيه الصحيح للنظام أي قيادة الكل و
جعل التفاعل البيني للأنظمة الجزئية يسمح بقيادة النظام ككل نحو الهدف
المنشود أي قيادة الأجزاء.
ويمكن في هذه النقطة إدراج فكرة عامة
مفادها أن النجاح يتوقف على قدرة المسيرين على التأقلم السريع وبلمسات
بسيطة مع الظروف المتغيرة أكثر لما يتوقف (النجاح) على التنبؤات بعيدة
المدى ، بمعنى أن طريقة التسيير الأكثر نجاعة هي تلك التي تعتمد على القياس
الآني للنتائج المحققة و القيام في الحال بالتعديلات اللازمة، ومنه
فالمراقبة تصبح ليست فقط كعملية للقيادة بل للضبط أيضا.
3- تطور طرق
المراقبة " الطرق الأربع التاريخية لتقارب الأهداف حسب (FIOL/1991)": ظهرت
هذه الطرق الأربعة لتقارب الأهداف كمناهج تهدف إلى إشراك كل أعضاء المنظمة
في تحقيق أهداف المؤسسة في كرونولوجيا تاريخية (تسلسل تاريخي) في شكل
منظمات و/أو السلوك التنظيمي وهي[3]:
1-3. المراقبة عن طريق
القوانين و الإجراءات: ظهر هذا التوجه في بداية القرن الماضي وهو ما يتميز
بكتابات "F.TAYLOR" و"H.FAYOL" ووضع قيد التطبيق في مصانع فورد 'Ford' وبع
المؤسسات الأخرى، ويتميز هذا التوجه بضرورة تنمية اليد العاملة التي تسعي
إلى تجسيد كل الإجراءات و ما يجب القيام به بصفة دقيقة، ومنه نفهم أن
المبدأ الأساسي لهذا التوجه في تقريب الأهداف بالإضافة إلى كونه ذو صبغة
آلية، وجهد غير إنساني، كما أنه مبدأ قاسي و صعب و لا يتماشى مع الوضعيات
المبهمة و الصعبة و عليه فإنه منهج غير ملائم للإطارات، فيكون لزاما عليهم
الانتفاضة بسرعة نتيجة الظروف الصعبة وغير الملائمة بطريقة عفوية و مستقلة.
2-3.المراقبة
بواسطة عوامل التحفيز (التشجيع – الإرضاء): هذه الطريقة مبنية على مبدأ
فكرة مدرسة العلاقات الإنسانية و التي تهدف إلى ضرورة توفير الشروط المادية
و المالية للعمل، و التي تعتبر كحوافز تحث العمال على بذل المزيد من الجهد
، و قد تطورت هذه المدرسة انطلاقا من تجارب "Hawthorne" التي نفذت في ورشة
"General Electric" من طرف "E.MAYO"، و بالرغم من أن هذه المدرسة ظهرت في
سنوات الثلاثينيات، إلا أنه و لا نتيجة أثبت حقيقة الطابع التشجيعي في نمو و
تطور عوامل الإرضاء والتشجيع، التي تعتبر كشرط ضروري، لكنه غير كافي لأنه
لا يضمن حقيقة تقارب الأهداف في الشركة، كما أن نقص الشروط المادية
الضرورية الدنيا أثر سلبا على تطبيق مبادئ هذه المدرسة ميدانيا و بقيت مجرد
طرح نظري ليس إلا.
3-3. مراقبة التسيير عن طريق النتائج: و هذا ما
يهمنا في هذا الموضوع، وقد ظهرت هذه الطريقة بين 1950-1960 و هي مبنية على
فكرة ضرورة تفويض أحد القرارات إلى شخص ما، و لكن مع التوقيع على عقد يحدد
الأهداف المتوخاة من المسؤول، ويضمن المتابعة المستمرة للنتائج للتأكد من
مدى بلوغ الأهداف المسطرة، و قد اعتمدت هذه الطريقة بقوة وانتشرت بسرعة و
طبقت في أكبر الشركات و على الرغم من هذا لم تستطيع هذه الطريقة أن تكون في
منأى عن الانتقادات، حيث تصاعدت عدة أصوات مناهضة لها وخاصة في سنوات
الثمانينات والتي أدت لبروز عدة مدارس للبحث والتفكير في إيجاد البديل
الرابع للمراقبة.
4-3. المراقبة عن طريق التحلي بقيم مشتركة: و
يعتبر هذا النمط من تقارب الأهداف مسبقا، لأنه عوض عن أن نقوم بمراقبة
بعدية، أي بعد الحصول على النتائج نقوم بالمراقبة قبل الوصول إلى النتائج،
ويهدف هذا النمط إلى ضرورة اختيار الأشخاص عن طريق المسابقة و اختيار
الأكفأ، بعدها نقوم بحثهم وتشجيعهم عن طريق التكوين من أجل المضي قدما في
نفس الاتجاه المسطر من قبل المؤسسة، و يعتبر هذا النمط قديم من الناحية
التطبيقية في العالم، يهدف دائما إلى غرس وتقوية تلك القيم في أعضاء
المؤسسة ودفعهم إلى أخد نفس القرارات التي يتبناها المسؤولين فيما بعد وهو
نمط يشبه تقريبا الأنماط الشائعة في بعض المنظمات الدينية و بعض الإدارات
الاستعمارية التي كانت قائمة في إفريقيا و الهند،...الخ. إلا أن تطبيق هذه
الطريقة في عالم التسيير و الاقتصاد لم يرى النور إلا في الثمانينات، و من
جهة أخرى فإن ثقافة الشركة لا تزال بعيدة الاستخدام بالرغم من بعض
المبادرات التي قامت بها بعض المنظمات الهادفة إلى تغيير الثقافة المتبعة،
فإن النتائج المرجوة لا تزال بعيدة المنال.
ومن جهة أخري
فقد تصاعدت الانتقادات تجاه الصبغة المخادعة لهذا النمط في مجال اختيار
الكفاءات والتأثير في سلوكياتهم، وفي الأخير وصورة أقل إكراها يجب اتخاذ
القرارات المثالية بقصد إبراز الانحرافات الموجودة في هذا النمط ورسم تنظيم
متجانس للقيم و السلوكيات التي تترجم بخلق الإبداع.
إلا انه
لا يمكن أن نجد تركيباً للمقاربات الأربعة، حيث نادراً ما نصطدم بهذه
الحالة، ولكن نجد نمطاً واحداً للتقارب في الأهداف.
ثانياً- تعريف مراقبة التسيير: لقد تعددت التعاريف التي قدمت لنظام مراقبة التسيير و التي نذكر منها :
-
يعرفه " P.BERGERON " أنها تلك العملية التي تسمح للمسيرين بتقييم أداءهم
وبمقارنة نتائجهم مع المخططات و الأهداف المسطرة و باتخاذ الإجراءات
التصحيحية لمعالجة الوضعيات غير الملائمة[4].
- مراقبة التسيير هي الطريقة التي من خلالها نستطيع توجيه موارد المؤسسة وضمانها نحو الاستخدام الأمثل لتحقيق أهداف التنظيم"[5].
-
"مراقبة التسيير هي جملة من النشاطات و الوسائل والعمليات التي تزود
المؤسسة بأهداف طويلة الأجل وكذلك ضمان تحقيقها بصفة مستمرة"[6].
-
مراقبة التسيير هو عملية تعتني بتقويم إنجازات المؤسسة باستعمال معايير
محددة سلفا وباتخاذ القرارات التصحيحية بناءا على نتيجة التقويم و هو شديدة
الارتباط بالتخطيط و تهيئ التغذية العكسية اللازمة لتعديل الخطط من غير
تأخير على ضوء النتائج المحققة[7].
- كما يعرفه"j.l.ardoun.
M.michel et l.jschmid" مراقبة التسيير هي مجموع الأعمال و الإجراءات
والوثائق الهادفة إلى مساعدة المسئولين العمليين في التحكم في أدائهم
ألتسييري لبلوغ الأهداف المحددة"[8].
- و يقول " C - ALAZARD." أن
رقابة التسيير تبحث عن إدراك و وضع وسائل معلوماتية موجهة لتمكين
المسئولين من التصرف و تحقيق التنسيق الاقتصادي العام بين الأهداف و
الوسائل و ما هو محقق، لذا يجب اعتباره نظاماً معلوماتي لقيادة و تسيير
المؤسسة كونه يراقب فعالية و نجاعة الأداء لبلوغ الأهداف[9].
7-:
حسب "M.GERVAIS": "مراقبة التسيير هي العملية التي من خلالها يتأكد
المسيرون من أن الموارد موجودة مستعملة بصفة فعالة و بنجاعة و ملائمة بما
يتماشى مع تحقيق أهداف المنظمة ،وأن المساعي والتوجهات الحالية تسير جيدا
وفق الإستراتجية المحددة ".
8-: حسب"Dearden. Anthony": "فإن مراقبة
التسيير هي المسار الذي يتأكد من خلاله المديرين من أنه تم الحصول على
الموارد واستغلالها بفعالية وكفاءة لتحقيق أهداف المنظمة".
9- تم تعريف مراقبة التسيير في المعيار الأمريكي على النحو التالي[10] :
"مراقبة
التسيير هي عملية ينفذها مجلس الإدارة وإدارة المنشأة والموظفون الآخرون ،
تم تصميمها لإعطاء تأكيد معقول بتحقيق الأهداف التالية:
- الثقة في التقارير المالية.
- الالتزام بالقوانين واللوائح الملائمة.
- فعالية وكفاءة العمليات.
أما المعيار البريطاني و المعيار الدولي فقد استخدم كلاهما التعريف التالي :
مراقبة التسيير تتكون من بيئة الرقابة وإجراءات الرقابة ، و تتضمن كل
السياسات و الإجراءات المعتمدة من مجلس الإدارة و إدارة الشركة للمساعدة في
تحقيق هدفهم في التحقق بقدر المستطاع من انتظام وكفاءة إنجاز الأعمال،
متضمنا الالتزام باللوائح في التحقق ، حماية الأصول ، منع واكتشاف
التلاعبات المالية والأخطاء. و نستخلص من هذه التعاريف :
أ- أن مراقبة التسيير هي عملية يمارسها العامل البشري على كافة المستويات داخل المنشأة.
ب-
التوجه الرئيسي لمراقبة التسيير هو المساعدة الفاعلة في تحقيق الأهداف
المتداخلة والمتعلقة بالالتزام بالقوانين و اللوائح و كفاءة و فعالية
العمليات.
إذن مراقبة التسيير هي مجموع العمليات و الإجراءات
التي تسمح للمسيرين بتقييم أدائهم ونتائجهم المحققة بالمقارنة مع ما كان
مخطط و تحديد الانحرافات و تصحيحها ، أي مراقبة مدى نجاعة وفعالية الأداء
داخل المؤسسة من أجل بلوغ أهدافها المسطرة .
ومن خلال التعريف
يمكن استخلاص أن مراقبة التسيير يرتكز على ثلاثة مفاهيم أساسية وهي معايير
يعتمد عليها مراقب التسيير في تقييم الأداء وهي الكفاءة، الفعالية
والملائمة
ثالثاً- خصائص نظام مراقبة التسيير: يمكن تلخيص خصائص مراقبة التسيير في النقاط التالية[11]:
1.
تقديم معلومات صحيحة : يعمل نظام مراقبة التسيير على تقديم معلومات
صحيحة لمتخذ القرار لأن المعلومات الخاطئة أو المشوهة تضلل متخذ القرار
وكثيراً ما تؤدي إلى نتائج سيئة.
2. حسن توقيت المعلومة
المقدمة: يوفر نظام مراقبة التسيير المعلومات المناسبة في الوقت المناسب
حيث أن المعلومة المتأخرة تفقد معناها و فائدتها جزئيا أو كليا ، فحصول
متخذ القرار على معلومة صحيحة و لكن متأخرة ليس لها أثر على القرار.
3.
الاقتصاد في التكاليف : تساهم نظام فعال لمراقبة التسيير على تخفيض
التكاليف خاصة إذا كان هذا النظام إلكتروني مبني على الحاسب والبرمجيات فهو
يخفض من تكاليف التشغيل وتكاليف الوقت وأيضا تخفيض التكاليف من خلال
التقليل من الأخطاء الانحرافات التي غالبا ما يكون لها تكاليف باهظة.
4.
سهولة الفهم: يتصف نظام مراقبة التسيير بالسهولة سواً في الفهم أو
التطبيق فإذا لم يفهم المسير نظام الرقابة جيداً و طبيعة المعلومات
والنتائج التي يقدمها فإنه سوف سيسيء تفسير هذه النتائج الأمر الذي يؤدي به
إلى اتخاذ قرارات خاطئة.
5. تسهيل اتخاذ القرار: يساهم نظام
مراقبة التسيير في عملية اتخاذ القرار من خلال المعلومات التي يقدمها هذا
الأخير إلى متخذ القرار والتي تتصف بالوضوح والجاهزية دونما حاجة إلى
التفسير والتحليل والاستقصاء .
المطلب الثاني : أهداف، أهمية و مكونات مراقبة التسيير .
أولاً- أهمية مراقبة التسيير: لقيت مراقبة التسيير اهتماما كبيرا من إدارات المنشآت الاقتصادية منذ أمد طويل و ذلك للأسباب التالية:
1. تعقد وتشعب نطاق الأعمال جعل الإدارة تعتمد على التقارير والتحليلات لإحكام الرقابة على العمليات.
2. الضبط الداخلي والفحص المتأصل في مراقبة التسيير يقلل من مخاطر الضغط البشري واحتمال الأخطاء والغش.
3. من المستحيل أن يقوم المراقب داخل المنشأة بطريقة اقتصادية بدون الاعتماد على مراقبة التسيير.
4.
التقليل مخاطر التسيير لأقل حد ممكن لتنفيذ عملية التسيير
بالكفاءة المطلوبة ، حيث أن مراقب التسيير يعتمد كثيرا على حكمه المهني و
ذلك لكي يتأكد من فعالية برنامج الرقابة الذي يمكنه من إبداء الرأي المهني
السليم عن وضعية المؤسسة ، وهذا يعني أن على المراقب أن يهتم بخصائص الجودة
لأدوات التي يعتمد عليها من خلال تقويمه للتسيير لتحديد مخاطر الرقابة و
من ثم تصميم الاختبارات التفصيلية التي تمكنه من الحصول على أدلة وقرائن
إضافية تمكنه من إبداء الرأي المهني السليم عن أداء المؤسسة و مدى و صولها
لأهدافها[12].
5. التنظيم والتوجيه وتوزيع الموارد: حيث
إن الموارد المتاحة بأي مؤسسة هي محدودة بطبيعتها ويقع على عاتق المدراء
ومسؤولية توزيع هذه الموارد النادرة واستعمالها في المؤسسة بأقصى كفاءة و
فعالية ممكنة، ويتطلب ذلك تعاون الأنشطة المختلفة و تنظيمها و توجيهها بحيث
تؤدي إلى أفضل استعمال لها[13]، وتتعلق مهام التنظيم والتوجيه وتوزيع
الموارد بعملية تنفيذ الخطط الموزعة للوصول إلى أهداف المؤسسة المرسومة و
أن القرارات المتعلقة بالمهام المذكورة تتطلب معلومات مراقبة التسيير
الأكثر دقة للوصول إلى اتخاذ القرارات السليمة.
6. تقييم
الأداء وتصحيح الانحرافات: ترغب إدارة المؤسسة بمعرفة كيفية تنفيذ الخطط
المرسومة ومدى ملاءتها، وتتسلم الإدارة عدة معلومات عن الانجاز الفعلي الذي
تم مقارنته مع الخطط المرسومة وتقييم الانحرافات بين الانجاز الفعلي و
التوقعات حسب الخطط الموضوعة ويتم البحث عن أسباب الانحرافات والمتسببين
فيها وتصحيحها، وبهذه الطريقة تتم الرقابة على الانجاز وتقييمه.
7.
جمع وتحفيز وتنشيط الأفراد: تعمل مراقبة التسيير على توحيد
الجهود من أجل تحقيق المشاركة في عملية الرقابة و بالتالي تحقيق
أهداف المؤسسة حيث تقوم مراقبة التسيير في العمل على بعث الحيوية في مختلف
مستويات السلطة في المؤسسة و تنشيطها عن طريق مكافأة المجد و معاقبة
المتهاون و كذا تحفيز الأفراد و حثهم على بذل أقصى مجهودات ممكنة.
8. توفير المعلومات المناسبة في الوقت المناسب من أجل اتخاذ القرار.
9.
مراقبة التسيير يسمح بتنظيم وتعظيم الأثر الرجعي للمعلومات أو
حلقات التغذية العكسية التي تُزود المؤسسة بالمعلومات الضرورية حول تطور
ووظائفها و تقلبات محيطها مما يسمح لها بتعديل أهدافها.
ووسائلها
مقارنة بالإنجازات, و التأقلم مع محيطها وفق وتيرة منسجمة، وبذلك يمكن
اقتراح أربع حلقات في إجراءات المقيدة بالنسبة للمؤسسة هي: التخطيط،
القياس، الرقابة، التوجيه و التنظيم .
ثانياً- أهداف مراقبة التسيير: يمكن تلخيص أهداف مراقبة التسيير في النقاط التالية:
1- تحسين الأداء و فعالية النشاط: إن تحسين فعالية نشاط المؤسسة يتطلب من مراقبين التسيير القيام بأعمال منها:
- التطوير و الاستعمال الأمثل لأنظمة معلومات التسيير حيث يقوم مراقب التسيير بجمع المعلومات.
- التأكد من أن الكلفة لهذا النظام لا تفوق الفائدة المتحصل منه.
- وضع نظام معلومات للتقديرات عن طريق المخططات والموازنات التقديرية ومتابعة النتائج وتحليلها.
- "معرفة ودراية دقيقة للإيرادات والتكاليف".[14]
2- التحكم في التطور: إن مسايرة التطور و محاولة التحكم فيه يجعل مراقب التسيير يشارك في:
- تحديد الموازنات التقديرية السنوية التي تكون متناسقة مع الخطط على المدى القصير.
- وضع تخطيط على المدى المتوسط في إطار إستراتيجية محددة.
-
إعلام المديرية العامة بكل الانحرافات و الفروقات الموجودة بين
الموازنات التي هي بمثابة ترجمة للأهداف المحددة و التي تم الاتفاق عليها
بعد طرحها للنقاش و ذلك من طرف كل مسؤول.
- إعلام المديرية العامة بالنتائج مع تزويدها بمختلف التفسيرات حول الانحرافات وأسبابها.
3-
الاستعمال الأحسن لوسائل الاستغلال: إن دراسة المردودية الاستثمارية
الحالية و المرتقبة و كذلك التسيير الأحسن للأفراد يقترن بمدى التسيير
الأمثل لوسائل الاستغلال، ولهذا فمراقبة التسيير يمكن أن تساهم في بعض
الدراسات الاقتصادية بالأخص تقوم بتعريف السياسة المتبعة من طرف المؤسسـة
كما أنها تعمل على استنتاج واستخلاص التحاليل الاقتصادية التي تقوم بها من
أجل تحقيـق:أكبر فعالية، أحسن مردودية، أرباح ومردودية إنتاجية.
ولتحقيق هذه الأهداف يجب توفر عدة شروط نذكر منها:
- تقسيم المهام المطبقة بشكل عام.
- وضع النماذج في مكانها.
- تحديد نوع المديرية التي تسمح بالمشاركة في التحضيرات.
- وتقف عدة عقبات في وجه تحقيق هذه الأهداف منها ما يلي:
- هناك تفكك بين العمل المطلوب من مراقبة التسيير و تقديم المعلومات النوعية وهنا هذه الوسيلة تدخل في قياس أداء الأشخاص.
- هناك عجز في بعض الحالات مراقبة التسيير عن تنفيذ العمل المطلوب منها نظريا و التي تسمح باتخاذ القرارات وتقدير الفوائد.
- الحساسية من طرف الأفراد اتجاه مراقبة التسيير(اعتبارها تفتيش).
ثالثاً- مكونات نظام مراقبة التسيير: يمكن تلخيص مكونات مراقبة التسيير فيما يلي:
1- بيئة الرقابة: تمثل الأساس لمراقبة التسيير في المنشأة. وهناك عدة عوامل لبيئة الرقابة:
- الأمانة والقيم الأخلاقية.
- الالتزام بالكفاءة.
- اشتراك مجلس الإدارة و لجنة المراجعة في المسئولية.
- فلسفة الإدارة و طريقة قيامها بعملها.
- الهيكل التنظيمي.
- توزيع السلطة و المسئولية.
- السياسات والممارسات الخاصة بالموارد البشرية.
وهناك من يرى أن بيئة الرقابة تتمثل في موقف و وعي و تصرفات مجلس الإدارة
و إدارة المنشأة نحو أهمية مراقبة التسيير و تتضمن نمط الإدارة، وثقافة
المنشأة، والقيم المشتركة بين منسوبيها وهي تمثل الأساس لكل مكونات مراقبة
التسيير.
2 - المعلومات والاتصال: إن نظام المعلومات الملائم يهدف
إلى إضفاء الثقة في مراقبة التسيير ، والذي يتضمن النظام الأساسي، ويتكون
من طرق وسجلات لتحديد وتجميع وتحليل و تصنيف وتسجيل وإشهار معاملات المنشأة
مع المحافظة على الأصول والالتزامات ذات العلاقة، والاتصال يضمن التزويد
بفهم واضح عن الأدوار والمسئوليات الفردية المتعلقة بالرقابة على النشاط.
3-
الأنشطة الرقابية: إن أنشطة الرقابة تتضمن السياسات و الإجراءات التي
تساعد في التأكيدات بأن توجيهات الإدارة قد تم تنفيذها وأنها تساعد في
التأكيد بأنه تم اتخاذ الإجراءات الضرورية المتعلقة بمخاطر تحقيق أهداف
المنشأة.
المطلب الثالث :أبعاد مراقبة التسيير وحدوده
أولاً- مراحل إعداد مراقبة التسيير: من أجل إعداد نظام فعال لمراقبة التسيير لا بد من إتباع الخطوات التالية:
1.
تحديد الأهداف: يجب تحديد الأهداف الرئيسية المرجوة من الخطة، قبل البدء
في وضع البرامج التفصيلية. وعند تحديد الأهداف، يراعى ما يلي:[15]
1.1
إمكانية التحقيق : يجب أن تكون الأهداف ممكنة التحقيق ، مع الأخذ في
الحسبان الظروف الداخلية للمنشأة والعوامل الخارجية المحيطة بها، معنا يجب
تحديد الأهداف حسب قدرات المؤسسة و مع مراعاة ظروف البيئة الخارجية و
ما تحمله من فرص و تهديدات للمؤسسة .
2.1 التطلع إلى الأمام
دائماً: إذ ينبغي أن تكون الأهداف المحددة في الخطة القادمة أفضل من
الأهداف، التي تم تحقيقها، فعلاً، في الخطة السابقة.
3.1 في
حالة تعدد الأهداف، فإنه من الضروري تحديد الأهمية النسبية لكل هدف، و بذلك
يمكن تجنب الاهتمام بالأهداف الفرعية على حساب الأهداف الرئيسية.
4.1 المصداقية: يجب أن تتصف الأهداف المحددة بالموضوعية.
ويجب أن نفرق مابين الأهداف والغايات[16]:
فالأهداف هي ما تصبو إليه المؤسسة كمقياس كيفي أساسا حتى تؤدي دورها و سياستها مثل تحقيق رقم أعمال بحجم مقبول .
أما الغايات فهي عادة محددة بأرقام و كميات تعبر عن الترجمة الواقعية
للأهداف مثل تحقيق قيمة معينة من رقم الأعمال كربح 20% مثلاً.
2.
التخطيط: يقوم مراقب التسيير في هذه المرحلة بتزويد إدارة المؤسسة
بالمعلومات الكمية اللازمة للتفكير الإستراتيجي، ويساعد بعدها المدراء على
الترجمة العملية للسياسات المختارة، أي إكسابها الصيغة الاقتصادية.
ويتم بعدها تقسيم الخطة الإستراتيجية إلى المدى المتوسط (3¥5) سنوات،
وهذا دائماً بمساعدة مراقبة التسيير مع برمجة الوسائل اللازمة لتحقيق تلك
الأهداف و تبدأ بعدها مرحلة إعداد الميزانيات و التي توافق المدى
القصير(أقل من سنة)، تسمح هذه الأخيرة بتحقيق الأهداف القصير الأجل، و من
الضروري أن تكون ميزانيات متناسقة و مرتبطة بمختلف مصالح المؤسسة.
3-
التنفيذ: بعدما تم التخطيط انطلاقا من الاختيارات الإستراتيجية، تأتي
مرحلة التنفيذ، أي القيام بخطط العمل التي تم إعدادها بتحقيقها في الميدان،
و على أرض الواقع، تجسد هذه المرحلة عملية تحقيق الأهداف وتعتبر بذلك غاية
العمل ألتسييري ككل.
4- قياس الأداء: يمكن تعريف قياس الأداء على
أنه مجموع من تقنيات المراقبة المستعملة للتأكد من تطابق النتائج المحققة
داخل المؤسسة مع الأهداف المسطرة ثم تطبيق المكافئات و العقوبات إذا اختلت
النتائج مع الأهداف و الغايات [17].
فعملية قياس الأداء تأتي في
المرحلة الأخيرة من مراقبة التسيير أي بعد عملية تحديد الأهداف ، التخطيط
والتنفيذ، فهذه العملية تسمح للمؤسسة بالإطلاع على مدى تحقيق المؤسسة
لأهدافها المسطرة ومدى تطابق النتائج المحصل عليها مع ما كان مخطط و معرف
قيمة الانحرافات التي حدثت و سبب حدوثه و بالتالي اتخاذ الإجراءات
الضرورية لذلك من أجل تصحيح المسار و تحقيق الأهداف .
ثانياً-
مجالات تطبيق نظام مراقبة التسيير[18]: سنحاول في هذه النقطة التطرق
لمجالات تطبيق مراقبة التسيير من خلال التطرق على وجهات نظر مختل المدارس
الفكرية :
1.المدرسة الكلاسيكية : و من أبرز رواد هذه المدرسة نجد
تايلور الذي نادت بضرورة تقسيم العمل مع تحديد العناصر الجزئية المكونة له
ثم دراسة كل عنصر من هذه العناصر وضرورة اختيار العاملين وتكوينهم و
مكافئتهم حسب مردوديتهم .
أما "فايول"مؤسسة المدرسة العلمية فلخص العملية الإدارية في:التقدير والتنظيم ،التنسيق ،القيادة ،المراقبة.
من ما سبق نستنتج أن أنصار المدرسة الكلاسيكية يرون أن المراقبة يجب
أن تطبق على وظائف المؤسسة أي إمكانية وجود مراقبة إدارية و تجارية ومالية
...الخ، بمعنى أن كل وضيفة من وظائف المؤسسة تخضع لعملية الرقابة و فق
المعايير التي تناسب هذه الوظيفة ، و حتى تكون عملية الرقابة فعالة يجب أن
تكون ذات كفاءة و غير متحيزة و وقتية متبوعة بالإجراءات الضرورية .
2.المدرسة
النفسية (السيكولوجية): ومن رواد هذه المدرسة نجد مايو والذي أولى اهتمام
كبير للجانب النفسي للعمال والذي قامة بدراسة ميدانية تطبيقية في مؤسسة
أمريكية "WESTERN ELECTRIC " حيث توصل من خلالها إلى أن الظروف الداخلية
للعمل ليست هي المؤثر الوحيد علة نفسية العامل بل حتى الظروف الخارجية،
فيرى أنصار هذه المدرسة يجب على المؤسسة مراعاة الظروف الداخلية والخارجية
التي تؤثر على سلوك العامل من أجل تحيق نظام رقابة فعالة يمكن المؤسسة من
تحقيق أهدافها .
لذا فإن قياس الأداء واستخلاص الفروقات يستدعي
دراسة جميع العناصر المترابطة التي من شأنها التأثير في عملية التسيير
وأسباب هذه الفروقات ومن ثم اتخاذ الإجراءات اللازمة لتفادي هذه الانحرافات
وبالتالي تحسين الأداء والتسيير .
ثالثاً- أنواع مراقبة التسيير :
يمكن تصنيف مراقبة التسيير حسب "معايير مختلفة منها : الزمن، التنظيم،
المصدر، الشمولية، و سوف نتطرق إلى أنواع المراقبة حسب كل معيار"[19] :
1- من حيث الزمن: إن وظيفة الرقابة تتطلب قياس الأداء الفعلي سواء قبل التنفيذ أو أثناء التنفيذ أو بعد التنفيذ، ونجد:
1.1-
المراقبة السابقة (القبلية) : و يعتمد هذا النوع من المراقبة على التأكد
من توفر متطلبات إنجاز العمل قبل البدء في التنفيذ أي مراقبة وقائية ، حيث
تقلل من شدة الانحرافات بين النتائج المتوقعة و(التقديرية) والفعلية، كما
تساعد في مواجهة المشاكل المستقبلية التي تعرقل العمل، وتعتبر هذه المراقبة
تنبؤية لأنها ترتكز على التنبؤ بالمشاكل المتوقعة التي تحدث مستقبلا من
أجل تحديد الإجراءات والاستعدادات لمواجهة هذه المشاكل.
2.1-
المراقبة أثناء الإنجاز (الآنية): هذا النوع من المراقبة يعتبر مراقبة
إصلاحية أو علاجية أثناء عملية الإنجاز أي أنه يتم تصحيح الأخطاء
والانحرافات إذا حدثت أثناء تنفيذ العمل والتأكد من انه سيتم إنجازه
بالمواصفات المطلوبة و هذا النوع من الرقابة له كذلك تأثير في تفادي وقوع
الانحرافات.
3.1- الرقابة اللاحقة (البعدية) : تتم هذه المراقبة على
شكل دورات عادة ما تكون أسبوعيا أو شهريا أو أيام محددة لذلك توضع برامج
دورية للمراقبة ويتم تنفيذها مسبقا و الهدف منها هو وقائي أكثر منه علاجي
من الانحرافات و سلبيتها و يتم هذا النوع من المراقبة بعد إنجاز النشاط.
2- من حيث التنظيم: حسب هذا المعيار هناك ثلاثة أنواع للمراقبة هي:
1.2-
المراقبة المفاجئة: تتم هذه الرقابة بشكل مفاجئ و بدون إنذار مسبق و هذا
من أجل اكتشاف الأخطاء والانحراف و التمكن من تقييم الأفراد و يتم ذلك
بجولات تفتيشية لمعرفة مدى انضباطهم ومدى تسيير أعمالهم و فق الخطة
المسطرة.
2.2- المراقبة الدورية: تتم هذه المراقبة على شكل دورات
عادة ما تكون أسبوعية أو شهريـة و ذلك بوضع برامج المراقبة الدورية التي
يتم تنفيذها مسبقا و الهدف منها هو وقائي أكثر منه علاجي.
3.2-
المراقبة المستمرة: تكون عبر طوال أيام السنة، أي دائمة و ليست على فترات
متقطعة و ذلك لمتابعة عمليات التنفيذ باستمرار و القيام بعملية التقييم
الدائم للأداء و هذا باستخدام سجلات الدوام اليومية لمراقبة الانضباط في
العمل.
3- من حيث المصدر: "حسب هذا المعيار هناك نوعان من مراقبة التسيير هما"[20] :
1.3-
المراقبة الداخلية: ويقصد بها المراقبة الذاتية ، أي تتم داخل المؤسسة على
جميع الأنشطة والمهام والغرض منها هو ضبط الأعمال الجارية في المؤسسة
للوصول إلى الأهداف المرسومة وتقوم بها وحدة إدارية مختصة في مراقبة
التسيير و يهدف هذا النوع من المراقبة أساسا إلى:
- مراجعة مخطط المؤسسة الداخلي.
- مراجعة سياسة القيادة و إستراتيجيتها المتبعة في النشاط.
- تقييم محيط المؤسسة من الجانب الاجتماعي و الاقتصادي.
- تقدير حصة المؤسسة في السوق.
- تقدير احتياجات الزبائن و تصنيفهم.
2.3-
المراقبة الخارجية: هذه المراقبة تقوم بها جهات متخصصة ومستقلة عن المؤسسة
تكون تبعيتها غالبا لجهاز الدول، كمراقبة مجلس المحاسبة للعمليات المالية
على الدوائر الحكومية، مراقبة و مدققي الحسابات لميزانيات المؤسسات.
4- من حيث شموليتها: تنقسم مراقبة التسيير حسب هذا المعيار إلى ثلاثة أنواع:
1.4-
المراقبة على مستوى الأفراد: تقوم هذه المراقبة بالتركيز على أداء الأفراد
لأعمالهم و التعرف على سلوك الأفراد أثناء العمل و هذا باستخدام عدة
مؤشرات منها: الكفاءة، الإنتاجية، معدل الغياب والتأخر...الخ
2.4-
المراقبة على الأنشطة الوظيفية: و تشمل كل وظائف و أنشطة المؤسسة مثل:
التسويق، التمويل، الإنتاج و إدارة الموارد البشرية، و تقوم بقياس أداء كل
منها بمؤشرات.
3.4- المراقبة على الأداء الكلي للمؤسسة : من خلالها
يمكن تقييم الأداء الكلي للمؤسسة خلال فترة زمنية معينة وهذا عن طريق
معايير و مؤشرات تستخدم في هذا الخصوص منها معدل الربحية، الحصة السوقية
للمؤسسة، معدل الإنتاجية وإلى غير ذلك من المؤشرات وهذا من أجل معرفة مدى
كفاءتها في تحقيق الأهداف المسطرة.
5- من حيث طريقة المراقبة : "حسب هذا المعيار هناك نوعين من المراقبة":
1.5-
الرقابة عن طريق الحلقة المغلقة: هي عبارة عن مخطط للرقابة قائم على أساس
الملاحظة المباشرة لحالة المعايير ثم المقارنة بين هذه الملاحظة، إذن هي
عبارة عن خطوات للتحديد المباشر للانحرافات بين الإنجازات و الأهداف.
2.5-
الرقابة بطريقة الحواجز: هي عبارة عن رقابة قائمة على أساس استعمال
المعلومات المتحصل عليها من النظام المُراقِب و لكن لا تعطي مباشرة
المعلومات حول المعايير.
المبحث الثاني: مكانة و دور مراقبة التسيير في المؤسسة
يقوم مراقبة التسيير داخل المؤسسة بدور مهم و الذي يبرز من خلال
الوظائف التي يؤديها هذا النظام داخل المؤسسة و المتمثلة خاصة في التخطيط و
الرقابة و من طبيعة العلاقة التي تربطه مع مختلف الوظائف داخل المؤسسة سوء
مع الإدارة العليا أو الوسطى أو التشغيلية . و لتبيان موقع و مكانة مراقبة
التسيير داخل المؤسسة سنقوم في هذا المبحث بتبيان أهم الوظائف التي يؤديها
هذا النظام ، علاقته بمختلف الوظائف داخل المؤسسة و الفرق بينه و بين
المراجعة الداخلية .
المطلب الأول : وظائف و مكانة مراقبة التسيير .
أولاً- وظائف مراقبة التسيير داخل المؤسسة.
1-التخطيط:
يعمل نظام مراقبة التسيير على دعم عملية التخطيط في كل المستويات الإدارية
و بكل أنواعه سوءاً التخطيط الإستراتيجي على مستوى الإدارة العليا أو
التكتيكي في الإدارة الوسطى و التخطيط للعمليات على مستوى الإدارة
التشغيلية. و الشكل التالي يبين ذلك .
2- اتخاذ القرار: يعمل نظام
مراقبة التسيير على دعم القرارات في مختلف المستويات الإدارية من خلال
ترشيد سلوك متخذ هذا القرار عن طريق المعلومات الجيدة التي يقدمها هذا
النظام
3- التنسيق والتنظيم: يعتبر التنسيق بين مستويات المؤسسة
ضروري باعتبارها كل متماسكة ولذلك لابد على مراقب التسيير التنسيق بين جميع
مراكز المسؤولية فيما يخص وضع الأهداف و وضع الميزانيات.
4-
مراقبة الأداء: إن مراقبة الأداء هي عملية لتقييم جودة أداء التسيير وأنها
تتضمن التقييم بواسطة الموظفين المناسبين لتصميم وتنفيذ عملية الرقابة و
أنها تعمل كما خطط لها أو تم تحديثها لتواكب الظروف المتغيرة، ويمكن أن
تكون مراقبة الأداء عن طريق أنشطة مستمرة كتقارير إرضاء العملاء أو دوريا
كتقارير المراجعين الداخليين أو لجنة المراجعة والجهات الرقابية.
5-مراقبة
الأداء الوظيفي : إن مراقبة الأداء الوظيفي في المنظمات تعتبر من أهم
الوظائف الإدارية التي لا يمكن التخلي عنها، باعتبارها الدعامة الأساسية و
الوسيلة الرئيسية لجمع المعلومات لتقديم الأداء بموضوعية، حيث يعمل القائم
بهده المهمة على الإصغاء للمشاكل و العراقيل التي يعاني منها الأفراد ،
حيث أنه يسعى إلى جمع المعلومات ذات صيغة موضوعية تساعد المسئولين على
اتخاذ القرار و التي تتعلق بمستقبلهم الوظيفي من حيث الترقية) زيادة الأجر،
مكافآت ،عقوبات....الخ( مما يؤدي إلى زيادة الثقة في المؤسسة و التي
يحقق عن طريق جملة من الخصائص:
- المشاركة في تحديد الأهداف: تعتبر
مشاركة العمال في تحديد الأهداف التي تسعى إليها المؤسسة دافعا معنويا من
أجل تحقيقها، مع ضرورة إحداث نوع من التوازن بين أهداف الفرد وأهداف
المؤسسة.
- عدالة التوزيع: و تعتبر من أهم العوامل التي تؤدي إلى
تقوية الثقة بين الإدارة و العمال، و دلك من خلال توزيع الأجور كل حسب
طبيعة عمله، إضافة إلى التوزيع العادل للأرباح حسب الهيكل الهرمي للمؤسسة .
- عدالة التعاملات : إن عدالة التعاملات تكون بالاتصال الدائم لممثلي
العمال بمختلف المسئولين، من أجل طرح مشاكلهم على الإدارة لاتخاذ القرارات
المنصفة أو العادلة المتعلقة بالعمل ومستقبل العمال المهني.
6 -
مراقبة الجودة: إن إدارة الجودة لها أهمية كبيرة على مستوى المؤسسات التي
تسعى إلى التقدم والتوسع في نشاطها، حيث يتطلب منها إنتاج سلع ذات جودة
تتلاءم ورغبات المستهلكين من حيث المظهر الخارجي للسلع و المواد المستعملة
لإنتاجها .
إن موضوع إدارة الجودة يحضا باهتمام كبير من طرف
الباحثين الذين حاولوا تقديم شروط وعوامل تحسين الجودة مثل مرجعية التنظيم
الدولي ISO(*) و بالتالي فعلى مراقب التسيير أن يتابع باستمرار هده العملية
للمحافظة على الجودة العالية لتلبية رغبات ومتطلبات المستهلكين ومن وراءها
ضمان استمرارية المؤسسة[21].
7- إدارة الوقت: إن للوقت أهمية
كبيرة في المنظمة، و كلما استطاعت المنظمة استغلاله بالشكل الحسن كلما كانت
لها القدرة على التنافس كبيرة، وذلك من خلال تخفيض تكلفة الوحدة الواحدة،
والعكس صحيح وعليه فمن الواجب استغلاله و مراقبته بالوسائل التالية:
- العمل على تطوير الكفاءة عن طريق التكوين المستمر للتغلب على المشكلات الطارئة.
- مكننة العمليات على المستويات الحسابية كالإنتاج، التمويل ...الخ، مثل استعمال الحاسب الآلي لربح الوقت.
- تنفيذ الأهداف عن طريق جدول زمني باستخدام بحوث العمليات .
- تحديد كيفية استخدام الوقت حسب خطة مدروسة سابقا.
ثانياً- محدوديات مراقبة التسيير: هناك بعض العوامل التي من شأنها الحد من فاعلية مراقبة التسيير داخل المؤسسة و نذكر منها:
1-
أخطاء حكمية: ربما تفشل الإدارة و الموظفون أحياناً في اتخاذ القرارات
الحكيمة أو أداء المهمات الروتينية نسبة لعدم اكتمال المعلومات ، أو ضيق
الزمن أو أية ضغوط أخرى.
2- الانهيار: ربما ينجم انهيار نظم الرقابة
عن الفهم الخاطئ للموظفين للتعليمات أو ارتكاب أخطاء نتيجة للإهمال، عدم
التركيز والإعياء، التغيرات المؤقتة أو الدائمة في الموظفين أو في النظم أو
الإجراءات.
3- التواطؤ: قيام موظف (أو موظفين) بإبطال عملية الرقابة بالتواطؤ مع أطراف خارج أو داخل المنشأة.
4-
تخطي الإدارة للإجراءات الرقابية: ربما تقوم الإدارة بتجاوز السياسات و
الإجراءات المعتمدة لتحقيق أهداف غير قانونية أو لتحقيق مصلحة ذاتية أو
تحريف المعلومات.
5- احتمال تقادم السياسات و الإجراءات بسبب تغير الأحوال أو تدهور تطبيق الإجراءات مع مرور الزمن.
ثالثاً- علاقة مراقبة التسيير بوظائف المؤسسة .
1-
علاقة نظام مراقبة التسيير بالوظيفة الإنتاجية : تعتمد عملية الرقابة على
الإنتاج على إصدار التعليمات للعمال و التفتيش على أجزاء العمل أو المنتجات
في كل مرحلة من مراحل الإنتاج وتعتبر كل هذه من الأدوات الرئيسية التي
يمكن بواسطتها تسجيل الأعمال السارية ومقارنتها مع الخطط الموضوعة في
البرامج ،وكقاعدة عامة يجب أن ترسل المعلومات المتصلة بالمقارنة بين
التخطيط و التنفيذ الفعلي إلى الأفراد المسؤولين لاتخاذ الإجراءات الكفيلة ،
فالهدف من الرقابة على الإنتاج هو إعداد سلعة جيدة النوع بتكاليف منخفضة
نسبيا.
2- علاقة مراقبة التسيير بالوظيفة التسويقية: يقوم المسؤول
عن المبيعات بوضع ميزانية المبيعات وهذا بمشاركة مراقب التسيير، يوضح في
هذه الميزانية الكميات المتوقع بيعها بأسعار محددة شهريا وسنويا، وتعتبر
الميزانية الجانب الإداري من ميزانية التخطيط أو التنبؤ، فمن خلالها تتم
عمليات الرقابة للتأكد من مدى التطبيق.
3-علاقة نظام التسيير بوظيفة
المستخدمين: تظهر العلاقة ما بينهما من خلال مراقبة الأنشطة والوظائف من
خلال موازنة أعباء المستخدمين التي توضح الأوقات التقديرية و برنامج
الإنتاج، ومعرفة احتياجات كل قسم من أقسام الإنتاج من الأيدي العاملة في
مختلف الاختصاصات, وبالتالي معرفة هل أن اليد العاملة المتوفرة كافية
لبرنامج الإنتاج أو يتعين اللجوء إلى ساعات عمل إضافية أو توظيف عمال جدد
من خلال هذه الموازنة يستطيع مراقب التسيير التحكم في سير هذه الوظائف
والأنشطة ومعرفة مدى التطابق بين التخطيط والتنفيذ .
المطلب الثالث: الفرق بين مراقبة التسيير و المراجعة الداخلية
هناك الكثير من يخلط بين المراقبة التسيير و المراجعة الداخلية نظرا
للتدخل بين هذين النوعين من الرقابة في عدة مواطن ولهذا سنحاول ابرز الفرق
بينها من خلال تبيان مفهوم المراجعة الداخلية وما هي أوجه الشبه والاختلاف
بين هذين النوعين من الرقابة.
أولاً- مفهوم المراجعة الداخلية:
عرفها مجمع المحاسبين والمراجعين الأمريكيين بأنها:" تتضمن الخطة التنظيمية
وكل الطرق و المقاييس المتبناة داخل المؤسسة لحماية الأصول واختبار مدى
دقة البيانات المحاسبية ودرجة الوثوق بها وتحقيق الكفاءة من استخدام
الموارد وتشجيع الالتزام بالسياسات الإدارية الموضوعة.
وعرف المعهد الكندي للمحاسبين المعتمدين نظام المراجعة الداخلية بأنه:
"الخطة التنظيمية وكل الطرق والمقاييس المعتمدة داخل المؤسسة من أجل
حماية الأصول، ضمان دقة و صدق البيانات المحاسبية وتشجيع فعالية
الاستغلال، والإبقاء على المحافظة على السير وفقا للسياسات المرسومة"[22].
ثانياً- أوجه التشابه بين مراقبة التسيير والمراجعة الداخلية [23]
يشترك كل من مراقبة التسيير والمراجعة الداخلية في النقاط التالية:
1- إعلام و إرشاد الإدارة والمسئولين بالإجراءات الواجب اتخاذها للحفاظ على المؤسسة وأهدافها و
